Cestovní náhrady a stravné na pracovní cestě

Představte si, že vyrážíte na služební cestu. Ať už jde o jednodenní návštěvu klienta v jiném městě, vícedenní pracovní cestu po Česku nebo vás zaměstnavatel vysílá do zahraničí. Kromě pracovních povinností vás jistě zajímá i to, jaké náhrady vám náleží.

Kolik dostanete na stravu? Jak se proplácejí cestovní náklady? Co přinesl rok 2025? Ať už jste zaměstnanec nebo zaměstnavatel, v tomto článku naleznete všechny potřebné informace.

Význam cestovních náhrad a stravného

Cestovní náhrady a stravné jsou důležitou součástí odměňování zaměstnanců, kteří cestují v rámci svých pracovních povinností. Jejich hlavní funkcí je kompenzovat reálné výdaje. Tím zajišťují hladký chod firmy. Motivují zaměstnance, aby efektivně plnili úkoly i mimo pracoviště. Tyto náhrady hrají důležitou roli z více hledisek.

Pro zaměstnance

• Finanční kompenzace: Cestovní náhrady a stravné slouží k pokrytí výdajů spojených s cestováním (např. pohonné hmoty, jízdenky, ubytování) a stravováním během pracovní cesty. Díky těmto náhradám zaměstnanci nemusí nést finanční náklady spojené s výkonem práce mimo jejich běžné pracoviště.
• Motivace a spokojenost: Poskytování cestovních náhrad a stravného je důležitým motivačním faktorem a přispívá ke spokojenosti zaměstnanců. Vnímají to jako projev uznání a respektu ze strany zaměstnavatele.
• Právní povinnost zaměstnavatele: Zaměstnavatel je ze zákona povinen poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady a stravné za splnění určitých podmínek.

Pro zaměstnavatele a podnikatele

• Daňové výdaje: Cestovní náhrady a stravné, které podnikatel vyplácí zaměstnancům nebo si je uplatňuje sám (např. je-li OSVČ), jsou daňově uznatelné výdaje. Tyto výdaje snižují základ daně a daňovou povinnost.
• Efektivní fungování podniku: Umožňují flexibilní řízení pracovních úkolů a zajišťují mobilitu zaměstnanců. To je klíčové pro efektivní fungování podniku.
• Konkurenceschopnost: Poskytování adekvátních cestovních náhrad a stravného je důležité pro přilákání a udržení kvalitních zaměstnanců.

Náklady na pracovní oblečení se podle zákona o daní z příjmů považují také za daňový výdaj.

Cestovní náhrady a stravné – porovnání

Cestovní náhrady a stravné jsou pojmy spojené s kompenzací výdajů zaměstnanců, kteří vykonávají pracovní povinnosti mimo své běžné pracoviště. Přestože jsou navzájem propojeny, představují odlišné druhy náhrad.

Cestovní náhrady zahrnují veškeré výdaje, které vzniknou zaměstnanci v souvislosti se služební cestou. Jde o kompenzaci nákladů spojených s cestováním a jsou definovány v § 151 až 189 zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.).

Tento zákon řeší i otázku stravného. Stravné je příspěvek na stravování, který zaměstnanec dostává během služební cesty. Tento příspěvek má pokrýt zvýšené náklady na jídlo mimo běžné pracoviště.

Kdo má nárok na cestovní náhrady podle českého práva

Obecně platí, že nárok na cestovní náhrady vzniká zaměstnancům v pracovním poměru při pracovních cestách. Kromě nich však zákon o cestovních náhradách a zákoník práce definují i ​​další osoby.

• Zaměstnanci v pracovním poměru: Standardní případ, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak.
• Státní zaměstnanci: Stejně jako zaměstnanci v pracovním poměru, s výjimkou zvláštních ustanovení.
• Členové družstev: Jen pokud je ve stanovách družstva uvedeno, že pracovní vztah je podmínkou členství.
• Dočasně přidělení zaměstnanci: Zaměstnanci dočasně přidělení k výkonu práce k jinému zaměstnavateli na základě písemné dohody (podle § 43a zákoníku práce).

• Fyzické osoby na základě dohod o pracích prováděných mimo pracovní poměr. Jen pokud je náhrada jízdného dohodnuta v dohodě (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o brigádnické práci studentů).

• Zahraniční zaměstnanci: Na základě pracovního poměru nebo dohody o pracovní činnosti (§ 170 zákoníku práce).
• Rodinní příslušníci zaměstnanců v zahraničí: Podle čáasti sedmé zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.).
• Veřejní funkcionáři: Starostové, poslanci, předsedové vyšších územních celků, atd...
• Ostatní: Auditoři, daňoví poradci a jiné osoby definované zvláštními předpisy.

• Členové orgánů právnických osob. Bez pracovněprávního vztahu (členové představenstva, dozorčí rady, atd...).
• Osoby plnící úkoly pro právnické nebo fyzické osoby. Bez pracovněprávního nebo jiného právního vztahu, ale s dohodnutou náhradou jízdného (např. dobrovolníci v občanských sdruženích).

OSVČ a cestovní náhrady

OSVČ může uplatnit do daňových výdajů náklady vynaložené v souvislosti se svou podnikatelskou činností vykonávanou na jiném místě, než je místo, ve kterém činnost pravidelně vykonává. Cestovní náhrady zahrnují:

• Cestovní výdaje – náklady na dopravu (např. autobus, vlak, letadlo nebo vlastní motorové vozidlo).
• Stravné – nárok na paušální částky podle délky pracovní cesty (§ 163 zákoníku práce a vyhláška Ministerstva financí).
• Ubytování – náklady na ubytování, jsou-li dokladovány (např. fakturou z hotelu).
• Vedlejší výdaje - parkování, dálniční známky, vstupní poplatky a podobně.

Pro uplatnění cestovních náhrad a stravného je nutné vést evidenci pracovních cest. Ta by měla obsahovat datum, cíl cesty, účel cesty, ujeté kilometry a další relevantní údaje.

OSVČ mají také druhou možnost – mohou si uplatnit paušální výdaje ve výši 60 % z příjmů, maximálně však 500 000 Kč ročně. V tomto případě se již neuvádějí prokazatelné výdaje na cestovné a stravné.

Upozornění: Pro přesné a aktuální informace o cestovních náhradách a stravném pro OSVČ doporučujeme sledovat oficiální stránky Finanční správy ČR. Případně se obraťte na odborníka v oblasti účetnictví, který vám poradí, jak cestovní náhrady správně účtovat.

Cestovní náhrady – kompletní průvodce

Cestovní náhrady v České republice se řídí zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.), konkrétně v jeho části sedmé (§ 151–189), v platném znění.

Výpočet cestovních náhrad v Česku ovlivňuje několik faktorů:

• Druh dopravy: Cestovní diety se liší podle toho, jestli cestujete autem, vlakem, autobusem nebo jiným dopravním prostředkem. Pro auto se obvykle platí paušální poplatek za kilometr. U veřejné dopravy se hradí skutečné náklady na jízdenky.
• Vzdálenost: Při použití automobilu se náhrada počítá na základě ujeté vzdálenosti.
• Druh cesty: Cesta služební vs. soukromá.
• Zaměstnavatel: Vnitřní předpisy zaměstnavatele mohou mít dopad na výši náhrady. Některé firmy mohou mít vlastní, štědřejší pravidla.
• Zákonná úprava: Hlavním zdrojem informací je zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.), konkrétně část sedmá (§ 151–189), v platném znění. Je důležité sledovat jeho aktuální znění a případné novely. Tyto novely se obvykle schvalují s platností od začátku následujícího roku.

Co je pracovní cesta

Pracovní cesta začíná nástupem zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště.

Pokud vás zaměstnavatel vysílá na pracovní cestu mimo obvod obce vašeho pravidelného pracoviště nebo bydliště, potřebuje od vás souhlas.

Váš souhlas s vysláním na pracovní cestu nepotřebuje tehdy, když:

• Jedná se o pracovní cestu v rámci obvodu obce vašeho pravidelného pracoviště nebo bydliště,
• Vyslání na pracovní cestu vyplývá přímo z povahy dohodnutého druhu práce nebo místa výkonu práce.
• Jste se se zaměstnavatelem v pracovní smlouvě dohodli, že budete provádět pracovní cesty.

Maximální doba trvání pracovní cesty není zákonem určena. Její trvání je obecně vymezeno na nezbytně nutné období. Vždy však musí jít jen o přechodné plnění úkolů. Výkon práce na pracovní cestě nesmí přesahovat druh práce dohodnutý v pracovní smlouvě.

Druhy cestovních náhrad

Pojďme se podívat na druhy cestovních náhrad, které zaměstnancům náleží.

Náhrada cestovních výdajů

Zaměstnavatel je povinen uhradit zaměstnanci cestovní výdaje. Výdaje musí být prokázáno, že vznikly v souvislosti s pracovní cestou. Jde například o jízdenky na veřejnou dopravu (autobus, vlak, MHD), letenky, jízdné za použití taxíku a podobně.

Pokud zaměstnanec použije na pracovní cestě vlastní vozidlo, má nárok na náhradu za spotřebované pohonné látky (benzin, nafta, plyn). Rovněž dostává základní náhradu za každý kilometr jízdy.

Pokud zaměstnanec nemá k dispozici doklady o koupi pohonných hmot, pro výpočet náhrady za spotřebované pohonné hmoty se použije jednotková cena pohonné hmoty. Jedná se o cenu, která platila v době nástupu na pracovní cestu a kterou stanovuje Český statistický úřad (ČSÚ). Statistický úřad poskytuje také ceny tří nových pohonných látek - bioLNG, vodík a elektrická energie na dobíjení elektromobilů.

Výše základní náhrady za každý kilometr jízdy se pro rok 2025 mění a závisí na typu vozidla:

• Osobní motorová vozidla: 5,80 Kč/km
• Jednostopá vozidla a tříkolky: 1,60 Kč/km

Pokud používáte auto zařazené v obchodním majetku na pracovní cesty, máte nárok na uplatnění výdajů na spotřebované pohonné látky (PHM). Při uplatnění výdajů můžete využít jednu ze 3 možnosti:

1. Kniha jízd a přepočet dle spotřeby z technického průkazu.

   Vedete podrobnou evidenci o každé jízdě (datum, cíl, počet km). Následně přepočítáte spotřebu PHL podle údajů o spotřebě z technického průkazu vozidla a cen PHM v době nákupu. Je to nejpřesnější způsob, pokud máte přesné údaje o spotřebě a vedete si poctivě knihu jízd. Má to ovšem i své nevýhody. Tento způsob je administrativně náročný a vyžaduje precizní vedení evidence. Důležité je, abyste si odkládali všechny doklady o nákupu PHM.

   TIP: Zjednodušte si evidenci s naším softwarem pro Knihu jízd →

2. Výdaje podle dokladů o nákupu PHL, maximálně do výše vykázané z GPS.

   Uplatňujete si výdaje na PHL na základě dokladů o nákupu, ale maximálně do výše, kterou prokážete pomocí GPSky ve vašem autě. Pokud vaše GPS zaznamenává přesné trasy a spotřebu, dokážete získat přesnější údaje. Snižuje se riziko neuznání výdajů v případě kontroly.

   Tato metoda však vyžaduje instalaci a používání GPS sledovacího zařízení. Důležité je zajistit, aby data z GPS byla relevantní a prokazatelná.

3. Paušální výdaje do výše 80% z prokazatelného nákupu PHL.

   Uplatníte si paušálně 80 % z celkové částky, kterou jste prokazatelně zaplatili za PHL během zdaňovacího období. Je to nejjednodušší způsob z hlediska administrativy. Není třeba vést knihu jízd ani používat GPS.
   Na druhé straně, nemusí to přesně odrážet skutečné náklady na PHL. Máte-li nízké náklady na PHL, nemusí být tento způsob nejvýhodnější.

Poznámka: Kteroukoli z těchto metod můžete použít iv případě, že na pracovní cestu použijete např. názvy. manželčino či kamarádovo auto, nebo si auto pronajmete.

Je třeba zmínit, že pokud je auto součástí firemního majetku, všechny náklady spojené s jeho používáním jsou daňovými výdaji. Týká se to i nákladů na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Konkrétně jde o:

• Kupní cenu, která se do nákladových nákladů promítne prostřednictvím odpisů.
• Opravy, servis a údržba auta (pravidelné prohlídky, náhradní díly, lak na auto, vosk na auto apod.).
• Zákonné a havarijní pojištění.
• Pohonné hmoty.
• Daň z motorových vozidel.
• Příslušenství a jiné náklady (dálniční známka, parkování, pneumatiky).

Náhrady ubytovacích výdajů

Je-li v rámci pracovní cesty potřebné ubytování, je zaměstnavatel povinen uhradit zaměstnanci prokázané výdaje za ubytování. Zaměstnanec prokazuje výdaje za ubytování hotelovým účtem nebo účtem z soukromého ubytování.

Pokud si výdaje na ubytování chcete uplatnit jako OSVČ, podmínkou je, abyste si vybrali zařízení podle určení. Musí být provozováno na základě živnostenského oprávnění nebo obdobného oprávnění, jehož předmětem je poskytování ubytovacích služeb. To znamená, že ubytování musí být poskytováno v rámci podnikatelské činnosti.

Co je považováno za ubytovací zařízení? Za ubytovací zařízení se považují například:

• Hotely.
• Penziony.
• Motely.
• Apartmány (pokud jsou pronajímány v rámci podnikatelské činnosti).
• Ubytovny.

Co se nepovažuje za ubytovací zařízení?

• Soukromé ubytování u fyzické osoby, která nemá oprávnění k poskytování ubytovacích služeb.
• Ubytování u přátel nebo rodiny.

Náhrady jiných prokázaných výdajů

Zaměstnanec má nárok i na náhradu dalších prokázaných výdajů. Tyto náklady musí být přímo spojeny s pracovní cestou. Jedná se například o poplatky za parkování, dálniční poplatky, vstupné na služební akce, poplatky za telefonní hovory a podobně.

Pojištění léčebných výloh

Pokud zaměstnavatel vysílá zaměstnance na pracovní cestu do zahraničí, je povinen mu zajistit pojištění léčebných výloh. Výdaje na toto pojištění jsou pro zaměstnavatele daňově uznatelné. Stejně tak OSVČ může uplatnit výdaje na pojištění léčebných výloh. To platí, pokud cestuje do zahraničí kvůli své podnikatelské činnosti.

Je důležité mít doklad o zaplacení pojištění (pojistnou smlouvu, doklad o úhradě). Uchovejte si také doklady o případných lékařských ošetřeních v zahraničí.

Náhrada za cesty k návštěvě rodiny

Zaměstnanec vyslaný na dlouhodobou pracovní cestu má za splnění určitých podmínek nárok na náhradu prokázaných cestovních výdajů za cesty k návštěvě rodiny. Pro zaměstnavatele jsou tyto proplacené výdaje daňově uznatelné.

Pracovní cesta musí trvat více než 7 po sobě následujících kalendářních dnů. Před začátkem pracovní cesty musí být mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem uzavřena písemná dohoda o poskytování náhrady za cesty k návštěvě rodiny.

Zaměstnanec má nárok na náhradu jednou za týden. Pokud však kolektivní smlouva, pracovní smlouva nebo jiná písemná dohoda stanoví delší dobu, náhrada může být dohodnuta maximálně na jeden měsíc. Také musí prokázat vynaložené cestovní výdaje (např. jízdenky, bločky za pohonné látky).

Zde je třeba poznamenat, že návštěva rodiny přerušuje pracovní cestu. Je důležité přesně určit dobu přerušení a pokračování pracovní cesty z důvodu správného určení výše stravného.

Pokud jsou splněny všechny výše uvedené podmínky, proplacené cestovní výdaje za návštěvu rodiny jsou pro zaměstnavatele daňově uznatelným výdajem. OSVČ však cestu za rodinou nemůže uplatnit jako daňový výdaj ve smyslu Zákona o cestovních náhradách.

Jak vypočítat cestovní náhrady při používání soukromého vozidla na pracovní cesty

Dnes na internetu naleznete několik kalkulaček pro výpočet cestovních náhrad. Tyto kalkulačky vám pomohou při používání soukromého vozidla na pracovní cesty. Při vyplňování kalkulačky dbejte na přesnost zadaných údajů. Nesprávně zadané údaje mohou vést k nepřesnému výpočtu cestovních náhrad.

Jak na to?

• Zvolte druh vozidla. Vyberte, zda se jedná o osobní silniční motorové vozidlo nebo jednostopé vozidlo nebo tříkolku (např. motocykl). Tento výběr je důležitý, neboť základní náhrada za 1 km je pro různé typy vozidel rozdílná.
• Zadejte počet najetých kilometrů. Spočítejte celkovou vzdálenost – z místa nástupu na pracovní cestu do cíle + z místa pracovní cesty zpět na místo nástupu.
• Zadejte spotřebu vozidla. Spotřebu vozidla naleznete v technickém průkazu nebo v osvědčení o evidenci vozidla. Uvádí se v litrech na 100 km. Pokud je uveden rozsah spotřeby (např. 5,5–7 l/100 km), použijte průměrnou hodnotu (např. 6,25 l/100 km).
• Zadejte cenu pohonné látky. Použijte cenu na dokladu o koupi paliva (např. pokladní blok). Pokud doklad nemáte, je možné použít průměrnou cenu pohonné látky, kterou uvádí Český statistický úřad. Cena se zadává za 1 litr paliva.

Vzorec pro výpočet náhrad.

Vzorec pro výpočet náhrady za ujeté kilometry: Počet kilometrů × Sazba za km

Vzorec pro výpočet náhrady za spotřebu paliva: ((Spotřeba na 100 km × Najeté kilometry)/100) × Cena za litr paliva

Celková náhrada je součtem: Náhrada za ujeté kilometry + Náhrada za spotřebu paliva

Příklad:

Pan Novák použil na služební cestu své osobní auto. Ujel 300 km (tam i zpět). V technickém průkazu má uvedenou kombinovanou spotřebu 6L/100 km. Cena benzinu na bločku z čerpací stanice byla 35,60 Kč/L. V kalkulačce by měl zadat:

• Druh vozidla: Osobní silniční motorové vozidlo.
• Počet ujetých km: 300.
• Spotreba: 6 L/100 km.
• Cena pohonné látky: 35,60 Kč/L.

Výpočet:

300 x 5,80 = 1740

((6 x 300) / 100) x 35,60 = 18 x 35,60 = 640,80 Kč

Celková náhrada: 1740 + 640,80 = 2380,80 Kč

Spotřeba podle technického průkazu se podle zákona o cestovních náhradách použije takto:

• Pokud technický průkaz uvádí spotřebu jen podle české normy, použije se tato hodnota. Při jízdě ve městě se tato spotřeba zvýší o 40%.
• Je-li v technickém průkazu spotřeba uvedena podle české normy i EHK, použije se spotřeba EHK. Tato spotřeba se vypočítá aritmetickým průměrem. Při jízdě ve městě se zohlední spotřeba určená pro městskou jízdu.
• Pokud je v technickém průkazu uvedená spotřeba rozdělena na městský, mimoměstský a kombinovaný cyklus, použije se spotřeba, která odpovídá danému cyklu provozu. To se týká i kombinací cyklů, které vyplývají z konkrétního režimu jízdy vozidla.
• Pokud technický průkaz vozidla uvádí spotřebu bez členění na cykly, použije se spotřeba podle tohoto zvláštního předpisu. Při jízdě ve městě se spotřeba zvýší o 20%.

Stravné při pracovní cestě (diety)

Od 1. 1. 2025 platí v Česku nové částky stravného pro tuzemské pracovní cesty. Výše stravného závisí na délce trvání pracovní cesty v kalendářním dni a je rozdělena do tří časových pásem:

• 5 až 12 hodin: 148 Kč.
• 12 až 18 hodin: 225 Kč.
• Nad 18 hodin: 353 Kč.

Příspěvek na stravné může být poskytnut v nepeněžní formě (teplé jídlo, stravenky) nebo v peněžní formě (peníze poukázané na účet v bance, peníze vyplacené v hotovosti).

Změna nastává, pokud vám zaměstnavatel zajistí bezplatné stravování (snídaně, oběd nebo večeři). Výše stravného se v takovém případě krátí následovně:

• Při pracovní cestě s trváním do 12 hodin včetně:
  • Pokud bylo poskytnuto 1 jídlo stravné se krátí na jednu třetinu základní sazby.
  • Pokud bylo poskytnuto 2 a více jídel nevzniká nárok na stravné.
• Při pracovní cestě s trváním nad 12 hodin až do 18 hodin:
  • Pokud bylo poskytnuto 1 jídlo stravné se krátí na 65 % základní sazby.
  • Pokud byla poskytnuta 2 jídla stravné se krátí na jednu třetinu základní sazby.
  • Pokud byla poskytnuta 3 jídla nevzniká nárok na stravné.
• Při pracovní cestě s trváním nad 18 hodin:
  • Pokud bylo poskytnuto 1 jídlo stravné se krátí na 75 % základní sazby.
  • Pokud byla poskytnuta 2 jídla stravné se krátí na 50 % základní sazby.
  • Pokud byla poskytnuta 3 jídla stravné se krátí na 25 % základní sazby.

Finanční příspěvek na stravování se krátí o vypočítanou nominální hodnotu. Počítá se z stanovené částky stravného pro časové pásmo. Například, pokud pracovní cesta trvá nad 18 hodin a zaměstnavatel vám poskytne bezplatně oběd, stravné se sníží o 25% neboli o hodnotu 88,25 Kč, tedy dostanete 264,75 Kč.

Je důležité poznamenat, že pokud vám zaměstnavatel zajistí stravování v plném rozsahu (snídaně, oběd i večeři), nárok na diety vám nevzniká.

Na stravné nemáte nárok, ani když během pracovní cesty navštívíte rodinu. Rovněž se nárok neuznává, přerušíte-li cestu z jiných, osobních důvodů.

Jak se počítá stravné při zahraničních pracovních cestách

Výpočet stravného při zahraničních pracovních cestách se odlišuje od výpočtu stravného při cestách tuzemských. Základní pravidla stanovuje zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, který určuje podmínky a výši nárokovatelného stravného podle délky pracovní cesty a státu, do něhož zaměstnanec cestuje.

Na stravné má zaměstnanec nárok za každý kalendářní den, během něhož vykonává pracovní cestu mimo území České republiky. Aby tento nárok vznikl, musí zahraniční pracovní cesta trvat alespoň jednu hodinu. To znamená, že nárok na finanční příspěvek na stravování vzniká i při krátkodobých cestách do zahraničí.

Výše stravného při zahraničních pracovních cestách se odvíjí od několika faktorů

• Doba trvání pracovní cesty v kalendářním dni: Délka cesty se rozděluje do čtyř časových pásem:
  • Do 1 hodiny včetně – zaměstnanci stravné nenáleží.
  • Do 12 hodin včetně – zaměstnanci náleží stravné ve výši jedné třetiny základní sazby pro danou zemi.
  • Nad 12 hodin až do 18 hodin – vzniká nárok na dvě třetiny základní sazby.
  • Nad 18 hodin – zaměstnanci náleží plná (100%) základní sazba stravného.
• Země, ve které se zaměstnanec nachází: Pro každou zemi je stanovena základní sazba stravného v příslušné cizí měně. Tato sazba představuje maximální výši stravného, které lze poskytnout za jeden kalendářní den. Konkrétní částky stanovuje Vyhláška Ministerstva financí ČR č. 401/2023 Sb., která určuje sazby pro jednotlivé státy.

Při výpočtu stravného se proto vždy vychází ze základní sazby platné pro zemi, do níž zaměstnanec vycestoval.

Zaměstnanec má nárok na stravné (diety) za každý kalendářní den trvání zahraniční pracovní cesty – včetně víkendů, svátků nebo dnů, kdy aktivně nevykonává práci. Pokud se tedy jedná o vícedenní pracovní cestu zahrnující i dny pracovního klidu, nárok na stravné zaměstnanci zůstává po celou dobu pobytu. To platí i v případě, že je cesta kombinací pracovních a odpočinkových dnů – například při služební cestě na Kanárské ostrovy.

Stravné se poskytuje za každý den strávený mimo území České republiky, pokud je cesta řádně zdokladována a má prokazatelně pracovní charakter. Tento typ pracovních cest často využívají profese, jako jsou marketéři, IT specialisté, konzultanti nebo freelance pracovníci, kteří mohou vykonávat práci na dálku z různých zemí. Klíčové je však vždy doložit pracovní účel cesty při případné kontrole.

Pokud zaměstnanec během jednoho kalendářního dne prochází více státy, výše stravného se stanoví podle země, ve které strávil nejvíce hodin. Stráví-li v různých zemích stejný počet hodin, použije se sazba té země, která je pro zaměstnance výhodnější – tedy s vyšší základní sazbou stravného. Tento postup se uplatňuje samostatně pro každý kalendářní den a zajišťuje spravedlivé určení výše stravného při složitějších přesunech mezi více státy.

Stejně jako u tuzemských pracovních cest může i při zahraniční cestě zaměstnavatel krátit stravné, a to v případě, že bylo zaměstnanci během cesty poskytnuto bezplatné jídlo. Krácení se provádí obdobným způsobem podle pravidel stanovených zákoníkem práce.

• Pracovní cesta s délkou do 12 hodin včetně:
  • Pokud bylo poskytnuto 1 jídlo, stravné se krátí na jednu třetinu základní sazby.
  • Pokud byla poskytnuta 2 a více jídel, nárok na stravné nevzniká.
• Pracovní cesta trvající více než 12 hodin až do 18 hodin:
  • Při poskytnutí 1 jídla se stravné krátí na 65 % základní sazby.
  • Při poskytnutí 2 jídel se stravné krátí na jednu třetinu základní sazby.
  • Pokud byla poskytnuta 3 jídla, nárok na stravné zaniká.
• Pracovní cesta delší než 18 hodin:
  • Při poskytnutí 1 jídla se stravné krátí na 75 % základní sazby.
  • Při poskytnutí 2 jídel se stravné krátí na 50 % základní sazby.
  • Při poskytnutí 3 jídel se stravné krátí na 25 % základní sazby.

Základní sazby stravného v eurech nebo v cizí měně při zahraničních pracovních cestách.

Kapesní pro zaměstnance

Kapesné je suma peněz, kterou zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci na zahraniční pracovní cestě. Slouží k pokrytí drobných, těžko prokazatelných výdajů. Poskytnutí kapesného není povinné. Záleží na rozhodnutí zaměstnavatele.

Kapesné může být poskytnuto maximálně do výše 40 % stravného. Vypočítává se ze základní sazby stravného pro danou zemi a časové pásmo, nikoli ze skutečně poskytnutého stravného. To znamená, že pokud vám i zaměstnavatel krátí stravné (např. z důvodu zabezpečeného obědu), kapesné vám bude vypočteno z plné částky stravného před krácením.

Kapesné je pro zaměstnavatele daňově uznatelným výdajem do výše 40 % stravného. U zaměstnance je zdanitelným příjmem ze závislé činnosti.

Cestovní příkaz – tiskopis pro pracovní cesty

Cestovní příkaz je dokument, který zaměstnavatel vydává zaměstnanci před vysláním na pracovní cestu. Slouží k prokázání účelu a podmínek pracovní cesty a je podkladem pro vyúčtování cestovních náhrad.

Co by měl obsahovat cestovní příkaz? Cestovní příkaz by měl obsahovat zejména tyto údaje:

• Jméno a příjmení zaměstnance.
• Místo nástupu na pracovní cestu.
• Místo výkonu práce (cíl cesty).
• Datum a čas začátku a konce pracovní cesty.
• Účel pracovní cesty.
• Způsob dopravy.
• Výše zálohy na cestovní náhrady (pokud byla poskytnuta).
• Podpis zaměstnavatele a zaměstnance.

Povinnosti zaměstnance při vyúčtování cestovních náhrad.

Zaměstnanec je povinen do deseti pracovních dnů ode dne skončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli vyúčtování a všechny potřebné doklady. Tyto doklady slouží jako podklad pro zaměstnavatele k proplacení cestovních náhrad.

Pokud zaměstnanec obdrží před cestou zálohu na náhrady, musí nevyúčtovanou část vrátit zaměstnavateli. To je třeba učinit do deseti pracovních dnů po skončení cesty.

• Jízdenky: lístky na vlak, autobus, letadlo, MHD a pod.
• Doklady o ubytování: faktury nebo jiné doklady o zaplacení ubytování.
• Doklady o nákupu pohonných hmot: bločky z čerpacích stanic (při použití vlastního motorového vozidla).
• Jiné relevantní doklady: Např. doklady o parkovném, dálničních poplatcích a pod.

Povinnosti zaměstnavatele při vyúčtování cestovních náhrad

Zaměstnavatel je povinen provést vyúčtování cestovních náhrad do deseti pracovních dnů. Tento termín začíná, když zaměstnanec předloží k vyúčtování všechny potřebné doklady.

Při zahraničních pracovních cestách do zemí Evropské unie (EU) a Evropského hospodářského prostoru (EHP) má zaměstnavatel povinnost zajistit formulář A1. Tento formulář potvrzuje, že zaměstnanec zůstává během výkonu práce v zahraničí pojištěn v systému sociálního zabezpečení České republiky, a určuje, podle které legislativy se sociální pojištění odvádí.

Formulář A1 vydává Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ), a je nutný při každém dočasném vyslání zaměstnance do jiného členského státu EU nebo EHP, případně do Švýcarska.

Zjednodušeně řečeno, určuje, ve které zemi bude zaměstnanec během pracovní cesty sociálně pojištěn. Obvykle platí, že zaměstnanec je sociálně pojištěný v zemi, kde běžně pracuje (tedy v zemi zaměstnavatele). Formulář A1 to potvrzuje a zamezuje tak dvojímu placení odvodů ve dvou různých zemích.

V některých zemích slouží formulář A1 také jako doklad o legálním výkonu práce. Tím prokazuje, že zaměstnanec pracuje v zahraničí legálně a je vyslán svým zaměstnavatelům.

Daňový a odvodový dopad na zaměstnance

Cestovní náhrady poskytnuté v souladu se zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti. To znamená, že se nezahrnují do základu daně zaměstnance a neodvádí se z nich pojistné na sociální a zdravotní pojištění.

Mezi tyto cestovní náhrady patří například:

• náhrada cestovních výdajů (jízdenky, pohonné hmoty při použití vlastního vozidla),
• náhrada výdajů za ubytování,
• stravné v částkách stanovených zákonem a příslušnou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.

Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci cestovní náhrady nad rámec zákona, tyto částky se považují za zdanitelný příjem zaměstnance a podléhají odvodům na sociální a zdravotní pojištění. Nezáleží přitom na tom, zda tyto náhrady vyplývají z kolektivní smlouvy, interních předpisů nebo individuálních dohod – jsou zahrnuty do základu daně a podléhají zdanění. Například, pokud zaměstnavatel uhradí zaměstnanci ubytování v dražším hotelu, než stanovuje zákon, rozdíl v ceně se považuje za zdanitelný příjem.

Pokud jde o „kapesné“ (příspěvek na drobné výdaje během pracovní cesty), považuje se stejně jako u nás za plnění nad rámec zákona. Proto se s ním zachází jako s benefitem. Pro zaměstnance jde o zdanitelný příjem ze závislé činnosti, který se zahrnuje do vyměřovacího základu pro sociální a zdravotní pojištění. Kapesné lze použít na úhradu výdajů, které nespadají do kategorie cestovních náhrad.

Může se jednat například o:

• náklady na mytí auta,
• rychlou kávu z automatu během přestávky,
• nákup hygienických potřeb a podobně.

Příklad:

Zaměstnanec byl na služební cestě. Podle zákona mu náleží stravné ve výši 500 Kč. Zaměstnavatel mu však vyplatil 600 Kč.

• Daňový dopad: 500 Kč je osvobozeno od daně z příjmů. 100 Kč (rozdíl) se považuje za zdanitelný příjem.
• Odvodový dopad: Z 500 Kč se neplatí odvody na sociální a zdravotní pojištění. Z 100 Kč se odvody platí do sociální a zdravotní pojištění.

Daňový a odvodový dopad na zaměstnavatele

Cestovní náhrady v souladu se zákonem. Cestovní náhrady, které zaměstnavatel poskytne zaměstnanci v souladu se zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.), jsou pro zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem. To znamená, že si je může zahrnout do daňových výdajů a snížit tak základ daně z příjmů. Z těchto částek se zároveň neplatí odvody na sociální a zdravotní pojištění za zaměstnance.

Cestovní náhrady nad rámec zákona. Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhrady nad rámec zákona, tyto částky jsou pro zaměstnavatele daňově neuznatelným nákladem. Nelze je tedy zahrnout do daňových výdajů a ovlivňují základ daně z příjmů pouze z pohledu zaměstnance. Zaměstnavatel z těchto částek platí odvody na sociální a zdravotní pojištění za zaměstnance.

Kapesné (příspěvek na drobné výdaje). Kapesné poskytované během zahraničních pracovních cest se považuje za daňově uznatelný náklad zaměstnavatele, protože je poskytováno v rámci cestovních náhrad podle zákoníku práce. Na rozdíl od cestovního náhrady však vstupuje do vyměřovacího základu pro sociální a zdravotní pojištění zaměstnavatele, a tedy z něj zaměstnavatel platí odvody.

Na závěr

Cestovní náhrady a stravné při pracovní cestě jsou důležité. Nejde jen o zákonnou povinnost. Tyto náhrady také přispívají k pohodě zaměstnance a zvyšují efektivitu jeho práce. Jako zaměstnavateli by vám mělo záležet na tom, aby systém vyplácení těchto náhrad byl správně nastaven. To přispívá k motivaci zaměstnanců a pomáhá vytvářet zdravý pracovní vztah mezi vámi a vašimi zaměstnanci.

Nezapomínejte, že tento článek slouží pouze jako obecný přehled. Pro podrobnější a aktuální informace sledujte oficiální zdroje, například webové stránky Ministerstva práce a sociálních věcí ČR a Finanční správy ČR.

Pamatujte, spokojený zaměstnanec je produktivní zaměstnanec. Kdo během pracovní cesty nemá starosti s penězi, může se plně soustředit na svoji práci. Čili na to, proč tam vlastně je.